Какие документы нужны бухгалтерии для иностранного ПО

1. Зачем нужны закрывающие документы

Любая оплата с расчётного счёта компании должна быть подтверждена документами — иначе бухгалтерия не сможет корректно отразить операцию, а налоговая при проверке может снять расход. Для оплаты услуг закрывающим документом служит акт оказанных услуг или УПД (универсальный передаточный документ). Они подтверждают, что услуга действительно оказана, и являются основанием для учёта. С зарубежным ПО проблема в том, что иностранный поставщик не выдаёт привычных российских документов — и тут помогает оплата через российского посредника, который оформляет всё по российским правилам.

2. Полный комплект документов

При оплате через российское юр.лицо вы получаете:

• Договор (или договор-оферта) — правовое основание сделки и описание услуги.
• Счёт на оплату в рублях — для перечисления с расчётного счёта компании.
• Акт оказанных услуг или УПД — главный закрывающий документ, подтверждает факт оказания услуги.
• Подтверждение оплаты — платёжное поручение/выписка.

Мы работаем на УСН 6% без НДС, поэтому счёт-фактура и НДС в документах не выделяются — для услуг это нормально и достаточно для учёта. Сам процесс оплаты софта для компании описан в статье как оплатить зарубежный софт для ООО.

3. Почему инвойс — это сложнее

Иногда компании пытаются учесть расходы по инвойсу (invoice) от иностранного поставщика. Сам по себе инвойс подтверждает услугу, но при прямой оплате иностранцу появляется целый шлейф обязанностей: внешнеэкономический контракт, прохождение валютного контроля в банке, оформление документов на иностранном языке (с переводом) и возможные обязанности налогового агента по НДС. Это требует ресурсов бухгалтерии и юриста. Привычный российский комплект (договор, счёт, акт, ЭДО) от посредника закрывает потребность учёта без этих сложностей.

4. Можно ли учесть расходы

Возможность принять расходы к учёту зависит от вашей системы налогообложения:

• ОСН и УСН «доходы минус расходы» — расходы на софт можно учесть при наличии правильно оформленных документов и после оплаты (перечень расходов на УСН — закрытый, в 2026 году он расширен).
• УСН «доходы» (6%) — расходы налоговую базу не уменьшают в принципе, но документы всё равно нужны для управленческого учёта и подтверждения операции. Подробнее — в статье УСН 6% и иностранное ПО.

5. Документы через ЭДО

Все документы мы оформляем от российского юр.лица и передаём через системы электронного документооборота — Диадок (СКБ Контур), СБИС или Астрал. Документы приходят в электронном виде с подписью, их не нужно дублировать на бумаге. Это удобно и быстро: бухгалтерия получает договор, счёт и акт в привычном формате прямо в свою систему ЭДО. Мы технически содействуем в подключении и оплате через независимых зарубежных провайдеров и работаем с 2022 года.

Итог

Для учёта оплаты иностранного ПО бухгалтерии нужен стандартный комплект: договор, счёт, акт (или УПД) и подтверждение оплаты. Проще всего получить их от российского посредника через ЭДО — без инвойсов, ВЭД-контракта и валютного контроля. Возможность учесть расходы зависит от вашей системы налогообложения. Оформим полный комплект документов под вашу бухгалтерию.

6. Частые вопросы